logo

Aplikasi Absensi Online Makin Dibutuhkan Saat Pandemi, Ini Keunggulannya!

Aplikasi Absensi Online Makin Dibutuhkan Saat Pandemi, Ini Keunggulannya!

18 Agustus 2021 17:26 WIB
Penulis : AG. Sofyan

SuaraKarya.id - JAKARTA: Perkembangan teknologi membuat dunia semakin digital. Hal ini semakin terlihat pada berbagai perusahaan yang memanfaatkan kemudahan dunia digital untuk melakukan aktivitas bisnis. Salah satu tool berbasis angka yang dapat mengurangi beban kerja perusahaan adalah aplikasi waktu dan absensi online.

Perkembangan dunia digital telah melahirkan berbagai inovasi dalam sistem absensi, diantaranya aplikasi absensi online yang paling menonjol. Namun, apa sebenarnya aplikasi absensi online itu? Apa kelebihan dan kekurangan nya? Simak saja artikel ini.

Apa itu aplikasi absensi online dan apa bedanya dengan absensi manual?

Aplikasi absensi online adalah sebuah sistem yang berguna yang dapat merekam waktu absensi karyawan melalui website pada komputer atau aplikasi pada smartphone yang terhubung dengan internet. Dalam keadaan normal, karyawan hanya perlu memasukkan nama pengguna dan kata sandi di aplikasi ponsel pintar untuk memeriksa absensi.

Absensi online jelas berbeda dengan absensi manual. Perbedaan utamanya adalah sistem absensi manual memerlukan media khusus (biasanya kertas), sedangkan aplikasi absensi online dapat dilakukan melalui komputer dan smartphone, selama terhubung dengan internet.

Untuk memahami kelebihan dan kekurangan aplikasi absensi online dibandingkan dengan sistem absensi manual dan sebaliknya, silahkan perhatikan komentar berikut:

Keuntungan dari absensi manual.

Pertama, aplikasi ini akan memberi tahu Anda tentang kelebihan absensi manual dibandingkan dengan absensi online. Mengapa bisa begitu. Ini penjelasannya,

Tujuan Kurangi Pengeluaran

Perusahaan menggunakan sumber daya manusia yang ada untuk menerapkan sistem absensi ini. Dengan demikian, biaya yang harus ditanggung perusahaan akan berkurang karena tidak perlu membeli alat khusus atau software tertentu.

Mudah Diterapkan

Jika pegawainya hanya sedikit, maka dapat dikatakan penerapan sistem manual itu mudah. Kertas umumnya digunakan sebagai media absensi manual dan dapat digunakan sebagai bukti nyata data absensi perusahaan. Tapi bagaimana jika perusahaan memiliki banyak karyawan?

Bicara tentang hal itu nanti, kira lanjutkan dengan membaca artikel ini, oke?

Tidak Terpengaruh Catu Daya

Sistem absensi manual dioperasikan dengan kertas. Jadi tentunya ada tidaknya listrik dan jaringan tidak akan memengaruhi proses pencatatan absensi.

Kelemahan Absensi Manual

Kelebihan dari sistem absensi manual sepertinya sangat berguna bukan? Namun, harap tunggu sebentar. Seperti semuanya, sistem absensi waktu ini pasti memiliki beberapa kekurangan yang mungkin membuat Anda berpikir ulang. Apa kerugiannya? Selanjutnya mohon baca komentar di bawah ini.

Menekan Produktivitas Karyawan

Ada banyak jenis karyawan yang dapat ditemukan di perusahaan, seperti karyawan kontrak (PKWTT), kontrak karyawan tidak tetap (PKWT), kontrak karyawan paruh waktu, dan outsourcing.

Dari pembahasan di atas, Anda dapat memahami apakah ada perbedaan hak dan cara penggajian. Tentunya jika sistemnya masih manual, maka Departemen HRD akan kesulitan mencari informasi yang detail. Hal ini berbeda dengan sistem status online, yang memiliki fungsi dan fitur yang memungkinkan perusahaan memiliki mata digital yang dapat digunakan untuk memantau kinerja dan tugas setiap orang.

Biaya Upah Lebih Tinggi

Tingkat absensi telah lama dijadikan sebagai acuan untuk menghitung upah pegawai, sehingga bagi yang tidak masuk kerja, terlambat atau bahkan lembur akan dihitung pemberian upahnya.

Menghitung upah dengan mempertimbangkan keadaan yang berbeda ini dapat membingungkan karyawan HRD dan menyebabkan kesalahan perhitungan. Tentu hal ini sangat ingin Anda hindari bukan?

Data absensi telah terintegrasi dengan sistem, dapat diperoleh secara online, dan dapat diakses secara real time, sehingga penggajian menjadi lebih mudah dan akurat. Dengan menghubungkan data absensi online, Anda dapat mengakses sistem terintegrasi secara real time, membuat penggajian menjadi lebih mudah dan akurat.

Peningkatan Penyalahgunaan Jam

Kejujuran merupakan nilai yang harus dimiliki setiap karyawan, namun sayangnya tidak semua orang memilikinya. Hal ini menyebabkan sejumlah besar karyawan menyalahgunakan sistem absensi manual untuk keuntungan pribadi.

Maka untuk mencegah hal tersebut terjadi, perusahaan dapat menggunakan sistem online untuk mengurangi hal-hal yang tidak diinginkan. Selain itu, tidak seperti sistem manual yang dapat dioperasikan, sistem ini dirancang dengan keamanan yang tinggi sehingga karyawan tidak dapat melakukan hal-hal yang tidak diinginkan.

Cakupan Terbatas

Menggunakan absensi manual bukanlah hal yang buruk, namun perlu diingat bahwa meskipun penerapannya terkesan lebih sederhana, jenis absensi ini hanya dapat diterapkan pada perusahaan dengan jumlah karyawan yang sedikit. Jika harus mengurusi keberadaan karyawan yang banyak, HRD pasti akan kewalahan dan akan banyak menghabiskan waktu yang tidak efektif.

Dalam hal ini sangat penting bagi perusahaan yang sudah mulai menggunakan aplikasi manajemen karyawan untuk pengembangan.

Kesalahan Data

Selain menghabiskan banyak waktu dan tenaga, menghitung tingkat absensi secara manual juga dapat menciptakan peluang kesalahan yang lebih besar. Bukan berarti penggunaan sistem akan 100% akurat, tetapi dapat meminimalkan kemungkinan kesalahan.

Tugas departemen manajemen sumber daya manusia perusahaan tidak hanya mengurus absensi karyawan. Mereka juga harus mencatat karyawan yang sakit, lembur, penggajian, dan hal-hal lain yang perlu dilakukan pada waktu yang bersamaan.

Banyaknya data yang harus dikelola semakin meningkatkan urgensi bagi perusahaan untuk menggunakan aplikasi manajemen karyawan.

Jumlah Pekerja Relatif Banyak

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, jika ruang lingkup sistem manual terbatas, dapat juga dikatakan bahwa semakin banyak pegawai yang harus diolah, maka semakin banyak pula sumber daya manusia yang harus diolah. Namun semua permasalahan tersebut dapat diatasi dengan sistem online yang ada.

Kelebihan Absensi Online Ketimbang Absensi Manual

Setelah memahami berbagai kekurangan sistem absensi manual dibandingkan dengan aplikasi absensi online, Anda dapat kembali mempertimbangkan untuk menerapkan absensi manual.

Untuk membantu Anda mengambil keputusan, kami akan menjelaskan apa saja kelebihan di luar kelebihan absensi online yang telah dijelaskan di bagian sebelumnya.

Hemat Biaya Dan Ramah Lingkungan

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, pelaksanaan absensi manual membutuhkan media seperti kertas. Tentu saja, ini akan memungkinkan perusahaan untuk terus mengeluarkan uang untuk kertas bekas.

Dengan aplikasi absensi online, perusahaan tidak perlu mengeluarkan uang untuk mendapatkan kertas. Perusahaan hanya perlu mengeluarkan uang untuk mendapatkan aplikasi tersebut, karena dalam keadaan normal, sistem absensi online dapat di gunakan di komputer pribadi dan melalui smartphone karyawan masing-masing.

Hal ini secara otomatis akan membuat aplikasi absensi online lebih ramah lingkungan dibandingkan absensi manual. Ini bisa ditegaskan absensi online adalah sudah jelas paperless.

Minimalkan Kemungkinan Upaya Penipuan

Kemungkinan terjadinya penipuan atau penipuan dalam aplikasi waktu dan absensi online sangat kecil, karena setiap karyawan pasti akan memiliki kredensial unik berupa username dan password masing-masing.

Beberapa sistem HR memiliki fungsi GPS dan teknologi pengenalan wajah (Facial Recognition) yang selanjutnya dapat mengurangi kemungkinan pencatatan absensi yang tidak jujur, karena departemen HR dapat langsung melakukan pengecekan data.

Terintegrasi Semua Kebutuhan SDM

Salah satu keuntungan terbesar dari aplikasi absensi online adalah semua data disimpan secara online dan setiap data ini secara otomatis akan memengaruhi data lainnya. Misalnya, jika perusahaan memberikan tunjangan harian untuk karyawan yang datang ke kantor, gaji untuk karyawan yang datang ke kantor setiap hari dan yang sesekali datang ke kantor akan berbeda. Dan secara otomatis akan dihitung oleh absensi online atau aplikasi.

Kekurangan Absensi Online Ketimbang Absensi Manual

Dapat dilihat bahwa keuntungan dari absensi online jauh melampaui absensi manual. Namun seperti halnya absensi manual, aplikasi absensi online juga memiliki keterbatasan tersendiri.

Simak penjelasan di bawah ini untuk mengetahuinya agar lebih fair dan objektif untuk menentukan keputusan Anda.

Tergantung Kualitas Dmartphone Karyawan

Penggunaan aplikasi absensi online untuk mencatat absensi tergantung dari kualitas handphone yang dimiliki karyawan. Mengapa? Karena jika smartphone seorang karyawan tidak berfungsi dengan baik, kemungkinan akan terjadi masalah saat ingin melakukan pencatatan absensi. Setidaknya, kamera dan layanan lokasi ponsel karyawan dapat bekerja dengan normal.

Hal ini dikarenakan untuk menggunakan aplikasi absensi online untuk melakukan pencatatan absensi, karyawan perlu melakukan swafoto atau selfie dengan data lokasi dan waktu.

Terhalang Sinyal Internet Buruk

Seperti namanya, aplikasi absensi online harus “online” atau membutuhkan sinyal internet agar bisa berfungsi dengan baik. Jika karyawan tidak memiliki sinyal jaringan yang baik di wilayahnya, mereka pasti akan kesulitan untuk mencatat absensi.

Fitur Utama Sistem Aplikasi Absensi Online

Saat ini adalah era aplikasi dan peran aplikasi dalam membantu kehidupan manusia semakin hari semakin meningkat. Aplikasi absensi online adalah salah satu nya. Selain membantu perusahaan mencatat absensi karyawan, aplikasi juga memiliki berbagai fungsi lain untuk membantu perusahaan berkembang.

Berikut adalah 6 fungsi yang harus tersedia dalam aplikasi ini:

1. Absensi bisa dicek kapan pun dan dimana pun

Keuntungan dari absensi online adalah karyawan dapat menghadiri absensi kapan saja dan dimana saja sesuai dengan kebutuhannya. Seluruh karyawan di dalam dan di luar kantor dapat melakukan pengecekan absensi sekaligus memastikan keakuratan data. Selama pekerja terhubung ke Internet melalui smartphone (Android dan iPhone), ia tidak perlu repot untuk memeriksa absensi.

2. Secara otomatis merekam lokasi pengguna selama absensi online

Saat karyawan memeriksa absensi online, aplikasi akan menggunakan GPS untuk memperkirakan lokasi karyawan secara akurat. Bisa juga digunakan sebagai konfirmasi saat karyawan tidak ada di kantor untuk rapat. Dengan cara ini, ketika seorang pekerja harus absen tetapi tidak di tempat yang tepat, tunggakan pekerja dapat di tekan.

3. Dapat mengumumkan dan mengatur jam kerja

Perusahaan yang menggunakan absensi online dapat dengan mudah mengatur jam kerja sesuai kebijakan perusahaan dan mengumumkannya kepada seluruh karyawan. Dengan fungsi ini, karyawan dapat mengetahui jam kerja yang sebenarnya dan dapat berangkat dan pulang kerja tepat waktu.

4. Gunakan data yang valid untuk menghitung upah dengan cepat

Sistem absensi online memungkinkan departemen sumber daya manusia dan departemen keuangan dengan mudah menghitung upah pekerja dengan memperoleh data absensi yang valid. Perhitungan juga akan mencakup data opsional berupa ketidakhadiran, keterlambatan, cuti yang tidak dibayar, dan variabel lain yang memengaruhi besar kecilnya gaji yang diberikan.

Dengan cara ini, setiap pekerja akan dibayar sesuai jam kerja yang mereka lakukan.

5. Foto sebagai bukti absensi

Untuk menghindari penipuan lainnya, beberapa absensi online telah menambahkan fungsi kamera untuk karyawan saat melakukan absensi. Dengan cara ini, pekerja tidak akan bisa bolos kerja. Karena foto tersebut dapat dijadikan sebagai bukti absensinya di tempat yang telah ditentukan selama bertugas.

6. Dapat membuat catatan khusus

Keterlambatan staf dapat disebabkan oleh faktor-faktor tertentu. Apakah itu karena ban bocor, mobil atau sepeda motor rusak, kemacetan lalu lintas, dan alasan lainnya.

Nah, melalui aplikasi absensi online, terdapat bagian untuk membuat catatan khusus yang biasanya dibutuhkan karyawan saat terlambat. Melihat hal tersebut, perusahaan menilai apakah alasan ini bisa digunakan untuk menurunkan upah atau tidak sama sekali.

Pada dasarnya, absensi online membantu perusahaan mengelola absensi karyawan dengan lebih mudah. Biasanya, aplikasi ini terintegrasi dan dibundel dengan aplikasi manajemen lainnya. Maka dengan cara ini, data apa pun dapat disinkronkan dengan kebutuhan lainnya. ***